配車管理システム

• 平均１時間半の残業減
• リアルタイムで状況把握
• どこからでも登録できる

仮設器材レンタルM社様

配車ミスの防止と残業時間の削減。
スムーズな情報共有を支え、「業績」と「職場環境」に直接的な効果をもたらすシステムを、クラウド活用によって適正コストで実現

「技術と人の和」で総力を結集し、未来へ遺す景観創りをサポートすることを社訓に掲げるM社様は、中国・山陰地方において最大級の規模を誇る足場・建設用仮設資材レンタル企業です。
お客様の工事現場へ資材を運搬するトラックの配車管理を効率化し、営業力を強化するため、Azure（アジュール）上にすべての要件を満たすWebシステムを新規で開発。「機能」「操作性」「コスト」などすべての面で満足できる配車管理システムで、多くの成果を挙げています。

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24台のトラックで1日100件近い現場へ
多くのシステムが高額で自由がきかなかった

M社様は姫路城の「平成の大修理」でも同社の足場・建設用仮設資材が活用されるなど、多くの実績を信頼を誇ります。「技術と人の和」を大切にするM社様では「社員がより効率よく働ける環境づくり」も重視しています。
業務部 課長 J様は、配車管理業務をシステム化した経緯について次のように振り返ります。
「営業本部では24台のトラックを使って、1日に80～90の現場へ資材の搬入・回収を行っています。多いときには150近い案件があり、外部に協力を頼みます」
この複雑な業務を以前は「手書き伝票」で管理していたため、誤字や読み違え、パソコンへの入力ミスなど、ヒューマンエラーが発生しやすかったと言います。
システム化のニーズが高まりますが、その解決策はなかなか見つかりませんでした。
「複数のIT会社に相談しましたが、どれもパッケージ化されたシステムに合わせて当社の業務フローを変更させるような提案ばかり。カスタマイズもできない上にランニングコストも高額でした」（J様）
2015年、A-ZiPとの出会いがあり、クラウドサービスであるAzureを活用したWebシステムのスクラッチ開発がついに動き出します。

伝票から付箋に転記してパズルのように組み立てる
ベテラン業務部社員の熟練の腕に頼っていた

Azureで開発を行えば、社内にサーバーを置く必要がなく、運輸保守の苦労がありません。SLA（Service Level Agreement、サービス品質保証）99％以上が保証されているので、システムが停止する心配もありません。サーバが陳腐化して買い替える必要もなし。
データはAzureのデータセンターで２重３重にバックアップされています。
開発のスピーディーさも重要です。
「相談から１週間後には、最初のデモ版ができあがっていました。この速さはパートナー選択の決め手でした」（J様）
M社様が配車管理システムに求めた最大の要件は
「紙と変わらない使いやすさ」
「スムーズな情報共有」
です。長年にわたって配車管理を担ってきた業務部の大ベテランT様が戸惑うことなく操作でき、配車状況を営業全員でストレスなく共有できることが条件だったのです。
これまでの配車作業は、配車依頼伝票の内容を付箋に書き写し、時間軸を記したA3用紙の上に何度も並べ直しながら、パズルのように組み立てる、T様の熟練の腕で行われてきました。
これをシステム上に再現するため、A-ZiPはインターフェイスを工夫。伝票の情報が表示されたアイコンを、スケジュール表の上で自由に動かせるようにしました。
作成された配車計画は画面で全営業が確認できるのはもちろん、ドライバーにその日のルートを伝える日報も自動的に作成されます。
付箋を並べ終えてからパソコンに入力するという二度手間もなくなり、入力ミスの心配もなくなりました。

残業時間が1時間半も減少
システムがお互いの思いやりまで生み出した

配車システムのメリットは営業部全体に波及。全員の残業時間が平均で約1時間半減っていると言う。
「営業にとっては自分の配車伝票がきちんと処理されたかどうか分からないことがストレスでした。今はシステム上に配車伝票を入力すると、その後の処理状況もリアルタイムで確認できる。安心して他の業務が進められるようになりました」（機材・工務部 T様）。
特に大きな効果を生んだのがスマートフォン活用。
「営業は移動が多く、スマートフォンを重用しています。この配車管理システムはスマートフォンからもかつようできるので、外出前に登録した配車伝票の内容を変更する際にも、外出先から登録でき、Tさんに確実に伝えられます」（T様）
営業の業務効率向上は、お客様へリーチする機会が増えること。残業が減少したことで労務費も削減されました。
M社様の業務環境改善はさらに続きます。GPSや地図データを活用して、仮設事務所しかない建設現場への最適ルートをドライバーに指示できる仕組みも考えられています。在庫管理システムをクラウド上に移行することも検討。
機材・工務部、T様は言います。
「今回、クラウドのメリットを実感できました。在庫管理システムも実現すればほかの業務も一気にシステム化が進むかもしれません。
一番強調したいのは『効果的な情報共有は、人間関係にも有効に働く』ということです。これまで業務のTさんがどれだけ大変だったか、営業たちにも理解できるようになりました。
システムによる情報共有が、お互いを思いやり、今まで以上の『和』を生み出すことに貢献しているのです」